Gestion électronique des documents

Le syndicat mixte e-Collectivités Vendée vous propose une solution de Gestion Electronique de Documents (GED) et d’espaces collaboratifs.

C'est un dispositif qui permet d’une part de stocker, de classer, d’indexer et ainsi de retrouver facilement l’ensemble des documents de votre collectivité.
D’autre part, cela vous permet de travailler en mode projet et d’échanger, de partager des documents avec des personnes au sein de votre structure mais aussi avec des personnes extérieures à votre organisation (personnes d’une autre collectivité, entreprises, partenaires, maîtres d’ouvrages).

Avantages

  • GED pour l’ensemble des documents de la collectivité
  • Facilite le travail collaboratif
  • Accessible depuis Internet 24h/24, 7j/7 avec une authentification sécurisée
  • Hébergement des données dans un datacenter localisé dans les Pays de la Loire

A quoi sert la GED ?

> Disposer de deux plans de classement
• Plan de classement courant, pour enregistrer ou déposer vos documents courants. Ce plan de classement est personnalisable (création de dossiers, sous-dossiers). Vous êtes autonome sur l’affectation des droits d’accès.
• Plan de classement de pré-archivage pour stocker les documents destinés à l’archivage électronique. Ce plan suit les recommandations du SIAF (Service Interministériel des Archives de France).

> Retrouver très facilement vos documents
Grâce à la recherche avancée : possibilité de rechercher selon le titre mais aussi selon les mots contenus dans le document

> Faire valider vos documents
Par les personnes de votre choix et également les envoyer au parapheur électronique

> Déposer vos actes, flux comptables et autres documents Provenant de Pléiade dans la GED

> Créer des sites collaboratifs
Pour échanger des documents avec des utilisateurs internes ou externes à votre collectivité. Vous pourrez par exemple mettre à disposition des élus les documents relatifs aux organes délibérants, aux marchés publics dans le cadre d’une commission d’appel d’offre, etc.